員工請假可以扣薪嗎？公司最容易搞錯的病假、事假與特休規則
在勞動法規中，請假扣薪並不是公司想怎麼扣就怎麼扣，不同假別涉及完全不同的薪資處理機制。若企業缺乏明確的請假規則、假別定義與薪資計算流程，極易造成員工質疑薪水被錯扣，甚至引發勞資爭議與勞檢處罰。
企業最常遇到哪些請假扣薪爭議？
實務上，請假扣薪引發的勞資矛盾，往往源自於計算公式不一致，或是對於「一日工資」的認定基準與員工不同，尤其在遭遇不滿一個月到職、調薪或含有各類津貼的月份最常發生。
常見的請假扣薪爭議情境
- 全勤獎金的扣發標準不具體，導致員工認為請假被重複變相扣薪。
- 計算事假扣薪時，分子、分母的基礎不對等（例如：以 30 天計或以實際工作天數計）。
- 員工提出特別休假，公司卻以人力不足為由要求改請事假並進行扣薪。
- 病假未達法定天數上限，公司卻未依法給予半薪，而是直接比照事假扣全薪。
- 薪資項目繁多，扣薪時未釐清哪些項目可扣、哪些項目不得任意扣除。
先看結論：核心假別在薪資處理上的差異
① 事假扣薪規則
事假期間不給工資。計算扣薪時，應以月薪總額除以 30 天作為一日工資基數，按請假天數或時數依比例扣除。
② 病假半薪規則
未超過法定期限（普通傷病假一年內未超過 30 日）部分，工資折半發給。換言之，請病假當天仍有半日工資。
③ 特休全薪規則
特別休假期間，工資照給。公司絕對不可因為員工排定特別休假而扣發任何薪資、津貼，亦不得影響全勤獎金。
一、病假、事假、特休在薪資處理上有什麼差異？
許多企業主最容易混淆的，就是將所有假別一律視為「沒來上班就扣錢」。事實上，勞基法與勞工請假規則針對不同假期，有著嚴格的薪資保障規範。
事假：當日工資不給付
勞工因故必須請事假者，一年內合計不得超過 14 日。事假期間是不給工資的。一般來說，會將「月薪資總額」除以 30 日得出每日薪資，再依據請假時數按比例減發。
病假：法定額度內工資折半
普通傷病假一年內未超過 30 日部分，工資折半發給。也就是說，員工請病假一天，公司只能扣除當天的一半工資，而非扣除一整天。若超過 30 日，超過的天數才是不給薪。
特休：法定義務工資照給
特別休假是由勞工排定，特休期間工資應由雇主照給。如果公司因為員工請特休而有任何扣薪動作，或是扣發全勤獎金，皆屬違法行為。
二、為什麼請假規則要寫進制度或管理規章？
很多爭議之所以擴大，是因為公司內部只有「口頭慣例」，沒有將請假的程序與規則落實於書面制度中，導致勞資雙方各執一詞。
明確的請假程序與證明文件要求
法規允許企業要求員工請假時提出相關證明文件（例如：病假提供就醫證明）。將這些流程、需要什麼文件、最晚何時需補件明文寫進工作規則中，同仁才有法可循，管理也才能制度化。
全勤獎金扣發規則必須具體透明
事假、病假是否會影響全勤獎金？扣減的比例或金額是多少？這些都必須事先在工作規則或勞動契約中明訂，且扣減後的總薪資仍不得低於基本工資，這樣才不會踩到法規紅線。
三、請假紀錄如何影響每月薪資計算？
請假紀錄不只是考勤單上的打勾，它會直接連動到每月計薪（Payroll）的核心公式。如果考勤與薪資計算未能同步，就容易產生人工核算錯誤。
薪資扣款的基準必須一致
無論當月是 28 天、30 天還是 31 天，在計算一日工資時，法規實務上普遍以「月薪總額除以 30」為基準。如果遇到小月就除以 28、大月就除以 31，也可經勞資雙方協定同意後採浮動的扣薪標準計薪，惟此作業方式在實務的計算薪資作業上，會需要注意較多小細節，因此若有出現誤算的情況，則會可能發生勞資爭議。
因此，不管是採用「每月統一除以30」還是「除以當月實際天數」，若確定規則，就要以該項規則進行後續的計算作業，保持所謂的「基準一致性」。
跨月份補件與薪資調整的連動
員工若在月底請假，但到了隔月才補齊證明文件（如病假證明），薪資系統與流程必須具備跨月追溯與調整的防錯機制，避免因資訊時間差而導致薪資扣錯。
常見請假扣薪錯誤做法整理
| 內部常見做法 | 企業常見誤區 | 法規與潛在風險 |
|---|---|---|
| 病假一律直接扣全薪 | 以為沒來上班就是沒產出，所以比照事假扣全薪。 | 違反勞工請假規則，未滿 30 天之病假依法應給半薪，違者可依勞基法裁罰。 |
| 請特休就扣除全勤獎金 | 認為全勤就是一天都不能缺席，請特休就算是不全勤。 | 勞基法明確規定，特別休假工資照給，且雇主不得扣發全勤獎金。 |
| 依實際工作天數計算扣薪 | 認為當月只上班 22 天，請假一天就應該扣 22 分之一。 | 若月薪制員工為假日工資照給，扣薪基準卻排除假日，將導致過度扣薪，引發勞資爭議。 |
| 生理假比照事假扣薪 | 認為女性生理假也是請假的一種，所以沒來就不給薪。 | 性別平等工作法規定，生理假全年請假日數未逾 3 日部分，工資折半發給，等同病假半薪。 |
四、什麼情況需要整理請假制度與薪資流程？
如果您的公司在日常營運中出現以下跡象，代表現行的考勤與薪資流程已經出現不敷使用的警訊，需要立即進行盤點與優化：
流程優化檢視清單
- 員工頻繁詢問薪資單明細： 每月發薪後，人資或財務常花費大量時間向同仁解釋請假扣薪的計算由來。
- 請假審核與考勤紀錄脫鉤： 員工常以口頭或通訊軟體請假，導致月底算薪水時，財務拿到的請假紀錄不完整。
- 工作規則從未送主管機關核備： 公司員工人數已達 30 人以上，卻還沒有正式且合規的工作規則與請假辦法。
- 各類假別（如婚喪假、產檢假）無明確核給天數與薪資標準： 當同仁提出特殊假別申請時，主管只能「個案討論」，缺乏制度依據。
建置合規考勤管理的核心步驟
要讓請假扣薪不再成為爭議焦點，企業應依循以下步驟重新理順管理機制：第一步，將所有假別的請假流程與扣薪公式明確寫入員工手冊或工作規則中；第二步，導入數位化考勤系統，讓員工請假、主管審核與證明文件上傳皆有數位軌跡；第三步，確保考勤數據能自動且精準地匯入薪資計算模組，避免人工核算所產生的法規風險。
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